せっかく採用の連絡をいただいたのに、断るのは気まずいな…。
失礼だと思われたくないけど、どう伝えればいいんだろう…。
採用辞退を考えている方の中には、このような悩みを抱えている人もいるでしょう。
しかし、心配しすぎる必要はありません。
基本的なマナーを守り、誠意をもって伝えれば、円満に辞退できます。
この記事では、採用の連絡を受けたものの、辞退を考えている方にむけて、
– 採用を断る前に押さえておきたい基本マナー
– 【例文付き】電話とメールそれぞれの丁寧な伝え方
– 採用辞退でよくある質問と回答
上記について、解説しています。
採用を断る連絡は、誰にとっても勇気がいるものです。
この記事で紹介するポイントを押さえれば、自信を持って、かつ相手に失礼なく自分の意思を伝えられるようになります。
ぜひ参考にしてください。
採用を断る際の基本的なマナー
採用の辞退を伝えるのは心苦しいと感じるかもしれませんが、基本的なマナーを守れば企業に悪い印象を与えることなく円満に断れます。
採用を断る際に最も大切なのは、辞退の意思が固まったらすぐに、できるだけ早く連絡を入れること。
そして、選考に時間を割いてくれた企業への感謝と、辞退することへのお詫びを誠意をもって伝える姿勢が重要です。
なぜなら、企業は多くの時間とコストをかけて採用活動を行っているためです。
書類選考から複数回の面接まで、多くの社員が関わり、あなたのために貴重な時間を費やしてくれました。
連絡が遅れると、企業は採用計画の見直しを迫られるだけでなく、補欠となっている他の候補者への連絡も遅れてしまうなど、多方面に影響が及ぶ可能性があります。
具体的には、電話で連絡する場合、始業直後や昼休みなどの繁忙時間帯を避けるのが配慮です。
また、メールで伝える場合でも、件名を「内定辞退のご連絡／〇〇（氏名）」のように分かりやすく記載することで、採用担当者が迅速に内容を把握できるでしょう。
こうした小さな気遣いの積み重ねが、あなたの誠意を伝える上で非常に重要になります。
丁寧な言葉遣いの重要性
採用を辞退する連絡において、言葉の一つひとつが企業の担当者に与える印象を大きく左右します。丁寧な言葉遣いを徹底することは、社会人としての基本的なマナーといえるでしょう。企業の採用担当者は、多くの時間とコストをかけて選考を進めてくれたのです。その労力と期待に配慮し、敬意を払う姿勢を示すために、「貴社」や「〜いただき」といった尊敬語・謙譲語を正しく使うことが不可欠になります。また、今回辞退する企業が、将来的に取引先や顧客として関わる可能性もゼロではありません。数年後に再びその企業へ応募する機会があるかもしれないのです。そのような未来の関係性を良好に保つためにも、誠実な言葉選びが求められます。「大変恐縮ですが」のようなクッション言葉を添えるだけでも、相手が受ける印象は大きく和らぐでしょう。最後まで感謝と敬意を忘れない姿勢が大切です。
感謝の気持ちを伝える方法
採用を辞退する際は、まず選考に時間を割いていただいたことへの感謝を伝えるのが社会人としてのマナーです。お世話になった採用担当者や面接官に対し、敬意を払う姿勢を示すことが非常に大切でしょう。具体的には、「この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます」というお礼の言葉から話を切り出してください。さらに、「貴重なお時間を割いて選考していただいたこと、心より感謝申し上げます」といった一文を加えると、より丁寧な印象を与えられます。もし可能であれば、「面接官の〇〇様には、私の話を熱心に聞いていただき、大変勉強になりました」など、個別のエピソードに触れることで、形式的ではない真摯な気持ちが伝わるはずです。貴社に評価していただいたことへの感謝を伝える姿勢は、将来どこかでビジネスの機会があった際にも、良好な関係を築くための第一歩となるでしょう。
断る理由を明確にする
採用を辞退する際、理由を伝えるべきか悩む人も多いでしょう。しかし、誠実な対応として簡潔に伝えることが望ましいです。採用担当者は多くの時間とコストをかけて選考してくれたため、理由を明確にすることで相手への配慮を示せます。
例えば、「貴社と並行して選考が進んでおりましたA社から内定をいただき、自身のキャリアプランを熟考した結果、今回は辞退させていただく決断に至りました」といった伝え方が考えられます。給与や勤務地などの条件面が理由であれば、正直に伝えても問題ありません。
ただし、「社風が合わないと感じた」のような主観的でネガティブな表現は避けましょう。「自身の適性を鑑み、より専門性を活かせる職種に挑戦したいと考えたため」など、前向きな表現に変換することが、円満な断り方のコツといえるのです。詳細すぎる説明は不要であり、あくまで正直かつ簡潔に伝える姿勢が大切になります。
失礼にならない断り方のポイント
内定の辞退を伝えるのは、心苦しいと感じる方もいるでしょう。
しかし、大切なのは感謝の気持ちを伝え、誠実な姿勢で迅速に対応することです。
いくつかのポイントさえ押さえれば、企業に悪い印象を与えることなく円満に辞退することが可能になります。
なぜなら、採用担当者は多くの時間と労力をかけて、あなたの選考を行ってくれたからです。
その背景を考えず、無断で連絡を絶ったり不誠実な態度をとったりすると、社会人としての信頼を損ないかねません。
将来、その企業や担当者と仕事で関わる可能性もゼロではないのです。
具体的には、まず選考の機会をいただいたことへの感謝を必ず伝えましょう。
その上で、辞退の意思が固まったら、できる限り早く電話で連絡するのが最も丁寧な方法です。
もしメールで連絡する際は、件名に「内定辞退のご連絡／氏名」と明記し、簡潔かつ丁寧に辞退の意思と感謝の気持ちを伝えることを心がけてください。
メールでの断り方の例文
件名には「選考辞退のご連絡／氏名」と、用件と誰からの連絡かが一目でわかるように記載するのがマナーです。本文では、まず「株式会社〇〇 人事部 〇〇様」のように宛名を正確に記しましょう。
次に、採用選考の機会をいただいたことへの感謝を伝えます。続けて、「誠に勝手ながら、この度の内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。」と辞退の意思を明確に伝えることが重要です。辞退理由については、「一身上の都合により」で問題ありませんが、「検討を重ねた結果、他社とのご縁を感じ」などと簡潔に述べても差し支えないでしょう。
最後に、「本来であれば貴社へお伺いし、直接お詫びすべきところ、メールでのご連絡となりましたことをご容赦ください。」といったお詫びの一文と、「末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。」といった企業の発展を願う言葉で締めくくると、丁寧な印象を与えられます。
電話での断り方のコツ
電話で採用辞退を伝える際は、まず企業の営業時間内に連絡するのが基本です。特に、始業直後の午前9時過ぎや昼休みとなる12時から13時頃、終業間際は担当者が多忙なため避ける配慮が求められます。比較的落ち着いている午前10時以降や午後2時以降にかけるとよいでしょう。実際に電話をする前には、静かな環境を確保し、伝えるべき要点（感謝・辞退の意思・簡潔な理由）をメモにまとめておくと、慌てずに話を進められます。担当者に代わったら、まず内定をいただいたことへの感謝を述べ、「大変申し上げにくいのですが」と前置きをしてから辞退する旨をはっきりと伝えてください。理由を詳しく説明する必要はなく、「検討の結果、別の企業とのご縁を感じたため」といった簡潔な表現で問題ありません。最後に、選考に時間を割いていただいたことへのお詫びと感謝の気持ちを改めて述べ、丁寧な印象で締めくくります。
直接会って断る際の注意点
直接会って採用を断る際は、何よりもまず電話でアポイントを取ることが社会人としての礼儀です。約束の日には、リクルートスーツなどビジネスの場にふさわしい清潔感のある服装で伺いましょう。オフィスへ着いたら、まず選考に時間を割いてもらったことへの感謝を伝えます。「大変恐縮なのですが」といったクッション言葉を添えて、辞退の意思をはっきりと告げる必要があります。理由を尋ねられた際は、正直かつ簡潔に説明することが肝心です。例えば、「慎重に検討を重ねた結果、別の会社とのご縁を大切にしたいと考えました」などと伝えると良いでしょう。5分から10分程度で簡潔に終え、最後まで誠実な態度を崩さないことが、将来どこかで繋がるかもしれないご縁を大切にする上で極めて重要になります。
採用を断る際に避けるべきこと
採用を断る際には、連絡をしないまま辞退する「サイレント辞退」や、相手への配慮を欠いた態度は絶対に避けましょう。
内定辞退は伝えにくいものですが、マナー違反な対応はあなたの社会人としての評価を下げ、将来的な可能性を狭めてしまうことにもなりかねません。
なぜなら、採用担当者は多くの時間と労力をかけて、数ある候補者の中からあなたを選んでくれたからです。
その期待やプロセスを無視するような断り方は、相手に対して大変失礼にあたります。
また、ビジネスの世界は意外と狭いもので、辞退した企業の担当者と将来、取引先や顧客として再会する可能性もゼロではないでしょう。
具体的には、内定の連絡を完全に無視したり、メールの返信を1週間以上放置したりする行為は避けるべきです。
電話で「他に良いところがあったので」とだけ一方的に伝えたり、他社の条件を引き合いに出して批判的な言い方をしたりするのも良い印象を与えません。
誠意のない対応は、あなた自身の信頼を損なうだけでなく、在籍している学校や企業の評判にも影響を及ぼす可能性があることを心に留めておいてください。
曖昧な表現を避ける
採用を辞退する際に、「検討させてください」や「前向きに考えております」といった曖昧な表現を使うことは絶対に避けるべきです。このような返答は、企業側に期待を持たせてしまい、採用活動の遅延につながる可能性があるでしょう。採用担当者は1日に何人もの候補者と連絡を取っており、あなたの返事を待つ間、他の候補者へのアプローチを停止しているかもしれないのです。
内定を辞退することは心苦しいかもしれませんが、「誠に申し訳ございませんが、今回は内定を辞退させていただきたく存じます」のように、まずは結論から率直に伝えることが社会人としてのマナーになります。はっきりと意思表示をすることで、企業側も速やかに次の候補者への連絡といった対応に移れます。思わせぶりな態度は、かえって不誠実な印象を与え、あなたの信頼を損なうことにもなりかねません。明確に伝える勇気が、結果的に双方にとって最良の選択となるでしょう。
感情的な反応を控える
採用辞退の連絡を入れる際、感情的な言動は厳に慎むべきです。内定を出してくれた企業への申し訳なさや、逆に選考過程で感じた不満など、様々な感情が渦巻くこともあるでしょう。しかし、あなたの採用のために多くの時間と労力を割いてくれた担当者や、不採用となった他の候補者がいることを忘れてはいけません。
冷静さを欠いた態度は、社会人としての評価を著しく損ないます。例えば、「提示された給与が想定より低かった」「面接官の態度が気になった」といった個人的な不満を直接ぶつけるのは避けるべきです。たとえ引き止めにあっても、感情的にならず、事前に準備した辞退理由を丁寧に伝える姿勢が大切になります。ビジネスの世界は意外と狭いもので、将来その企業と取引先として再会する可能性もゼロではありません。一時的な感情で軽率な言動を取らず、最後まで誠実な対応を心掛けましょう。
無視や放置をしない
採用通知を受け取った後に連絡をせず、そのまま放置することは社会人として最も避けるべき行為の一つです。企業は一人の採用に、求人広告費や人材紹介会社への手数料として数十万円、場合によっては数百万円ものコストと多大な時間を費やしています。あなたからの連絡がないと、企業は採用計画を確定できず、他の候補者への連絡も遅れるなど、多方面に迷惑がかかる事態となりかねません。また、あなたの社会人としての信用を大きく損なうことにもなるでしょう。将来、その企業やグループ会社と何らかの形で関わる可能性はゼロではないのです。内定辞退の決断をしたら、できる限り早く、遅くとも1週間以内には必ず連絡を入れてください。無視や放置は、誰にとっても何の利益ももたらさないと心に留めておくべきです。
採用を断る際のフォローアップ方法
採用を断った後のフォローアップは、基本的には不要です。
しかし、選考でお世話になった担当者の方へ感謝の気持ちを示し、良好な関係を維持したいと考えるのであれば、簡単なフォローアップを行うことが今後のキャリアにとって有益な場合もあります。
なぜなら、ビジネスの世界ではいつどこで人との繋がりが生まれるか予測できないからです。
数年後にその企業が取引先になったり、転職先で断った企業の社員と一緒に働いたりする可能性もゼロではありません。
辞退という決断をした後でも、最後まで誠実な対応を心がけることが、社会人としてのあなたの信頼を高めることに繋がるでしょう。
例えば、辞退の連絡をした2〜3日後に、改めて感謝を伝える短いメールを送るという方法があります。
「この度は、選考に貴重なお時間を割いていただき、誠にありがとうございました」といったお礼や、「貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます」といった言葉を添えるだけで、採用担当者に丁寧な印象を残すことが可能です。
お礼状を送るタイミング
採用辞退の連絡後にお礼状を送付することは、必須ではありません。しかし、丁寧な印象を残し、将来何かの形で繋がる可能性を考慮すると、非常に有効なフォローアップといえるでしょう。お礼状を送る最適なタイミングは、辞退の意思を伝えてから可能な限り早く、遅くとも1週間以内が目安となります。採用担当者の記憶が鮮明なうちに感謝の気持ちを伝えることで、あなたの誠実さがより深く伝わるはずです。例えば、最終面接でお世話になった〇〇様へ、といった形で具体的な名前を挙げて感謝を示すのも良い方法です。逆に辞退から2週間以上も経過してしまうと、かえって形式的な印象を与えかねないため注意が必要となります。選考でお世話になった方々への感謝を真摯に伝えるためにも、迅速な対応を心がけましょう。手書きの手紙が最も丁寧な形式ですが、企業の文化によってはメールでの送付が適切な場合もあります。
再度の応募を考える際の心構え
一度採用を辞退した企業へ再度応募することは、決して不可能ではありません。ただし、その際には周到な準備と明確な心構えが求められるでしょう。まず、前回の辞退理由と、なぜ再びその企業を志望するに至ったのか、その経緯を論理的に説明できるように整理しておく必要があります。例えば、「当時はAというスキルの習得を優先しましたが、経験を積む中で貴社のBという事業に貢献したいという思いが強くなりました」といった、ポジティブな変化として伝えるのが有効です。また、辞退した時点から現在までに、自身がどのように成長したかを具体的に示すことも欠かせません。例えば、TOEICのスコアが700点から850点に向上した、あるいは新たな資格を取得したなど、客観的な指標でアピールすることが重要となります。過去の事実を踏まえつつ、熱意と成長を伝える真摯な姿勢が、再挑戦の道を切り拓く鍵になるでしょう。
ネットワークを維持する方法
採用を辞退した後も、企業との良好な関係を維持することは、将来のキャリアにとって大きな財産になり得ます。例えば、採用担当者の方とLinkedInといったビジネスSNSで繋がっておくのも有効な手段でしょう。その際は「先日はありがとうございました」と一言メッセージを添えて申請するのがマナーとなります。また、業界のセミナーやイベントで偶然お会いした際には、積極的に挨拶をしてみてください。その際に、選考時のお礼を改めて伝えると、誠実な人柄が伝わり好印象を与えられるはずです。一度はご縁がなかったとしても、数年後にビジネスパートナーとして協業したり、再度その企業へ応募したりする機会が訪れるかもしれません。誠実な対応一つで、一度断った企業とも貴重な人的ネットワークを築くことができるのです。
まとめ：丁寧な採用の断り方で、円満な関係を築こう
今回は、内定辞退の伝え方に悩んでいる方に向けて、
– 採用を断る際の基本的な注意点
– 失礼にならない断り方の具体的なポイント
– 状況別の連絡方法や例文
上記について、解説してきました。
採用を断る際は、感謝の気持ちと誠意を伝えることが何よりも大切です。
内定をいただいた企業に断りの連絡を入れるのは、精神的な負担が大きいと感じるかもしれません。
しかし、丁寧な対応は企業の印象を損なわず、将来どこかで縁がつながる可能性を残してくれるでしょう。
この記事で紹介したポイントを参考に、できるだけ早く、そして誠実な連絡を心がけましょう。
ここまで悩み抜いて出した決断は、決して間違いではありません。
その過程自体が、これからのキャリアにとって大きな財産になるはずです。
今回の選択が、より自分に合った道へ進むための重要な一歩となります。
自信を持って、新たなスタートを切ってください。
まずは感謝の気持ちを込めて、自分の言葉で辞退の意思を伝えましょう。
あなたの輝かしい未来を、筆者も心から応援しています。